[문제해결 #10] 효과적인 회의 진행

<출처: 삼성에듀>

시간은 절반, 효율을 2배! - 회의 커뮤니케이션
- 회의의 주요기능 
: 사람들과의 의견 공유, 이해 당사자간의 합의도출, 보고와 지시 및 중요한 사안 결정
- 회의 원칙 
: 정족수의 원칙, 발언의 원칙, 과반수원칙, 단일의제의 원칙, 평등 원칙, 폭력사용금지 원칙, 소수의견 존중 원칙
- 회의 전 준비사항
: 회의목적, 개회일시, 주요의결안건, 회의장소, 소요시간, 필요자료, 예상 참석인원 => 회의 개시일 일주일 전 사전 공지
1. 회의 목적 수립 : 정보수집 + 의사결정
2. 참석자 선정     : 필요한 인원만 초대
3. 회의안건 선정  : 회의 목적과 이슈를 생각할 여유를 줌
4. 회의 장소선정  : 오후보다는 오전, 그리고 회의장비챙김.
5. 기타 : 좌석배열상태, 온도, 조명, 환기
-성공적인 회의 진행 노하우
: 부서 및 담당 업무 등 간략한 소개-> 참석자확인-> 회의 목적/순서 설명-> 부서별발표-시간 준수-> 중점추진사항 등 요약설명
-회의 중 의사결정이 필요한 경우
: 진행자는 특정 부서의 일방적 발표/주장으로 샛길로 빠지지 않도록 중간자적 역할을 충실히 수행
-흐름을 깨지않는 회의 참여법 
1. 끼어들기 -> 긍정적 반응과 태도, 의견을 끝까지 듣고 나서 의문점질문/의견 제시
2. 객관성을 유지한 발언 -> 진행자는 특정 부서/팀을 공격하거나 편파적인 언행금지. 중간자적인 입장에서 의견 피력
3. 메모하며 끝까지 듣기 -> 회희 중에 거론되는 내용들은 집중해서 듣고 정리하며 메모

<출처: 삼성에듀>

4. 제안 설명의 요령 -> 무엇을 어떻게 하고자 하는가? 라는 제안 목적 인식과 제안 동기 설명
-회의 정리 
: 결론요약, 참석자들의 발표 정리

회의 참석자 다루기
1. 까다롭게 신경질적인 사람
: 반드시 안건이 처음 거론될 때, 먼저 생각을 물어 어떤 생각을 가지고 있는지 파악한 다음 회의 진행
2. 대립과 논쟁을 좋아하는 사람 
: 어느 정도의 발언은 끝까지 할 수 있도록 들어주되, 회의 주체를 크게 벗어나지 않도록 상사가 적당한 선에서 저지
3. 잘난 척하며 권위주의적인 사람
: 중요한 안건을 결정해야 할 시기에 이러한 유형의 사람들에게 의견을 들어보고 최종 결정
4. 모든 의견에 찬성하는 사람
: 가급적 구체적인 질문을 던져 의향을 타진하는 것이 효과적
5. 회의에 무관심한 사람
: 회의 하기 전에 미리 강제적 발언권 부여, 회의 중에는 이미 거론되었던 사안에 관해 확인형 질문을 던져 전략적 참여 유도